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Osterhase

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Gibt es kostenlose Kassensoftware, die ich in meinem Geschäft nutzen kann?

Hallo, man sollte die Kassensoftware sehr sorgfältig auswählen, denn eine Fehlentscheidung kann später nur mit großem Aufwand korrigiert werden. Ich möchte hier keine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt geben, denn die richtige Wahl hängt von sehr vielen Parametern ab. Mir fallen folgende grundsätzliche Fragen ein (und ich versuche einige Beispielprodukte oder Anbieter zu nennen, die IMHO hauptsächlich dafür stehen): Branche: ======== Es gibt Software, die speziell für eine Branche (z.B. Gastronomie, Einzelhandel, Service, Hotel) entwickelt wurde und damit sehr genau die Anforderung der Branche abdeckt. Auf der anderen Seite gibt es Software, die als Allrounder alle Anwendungsfelder bedient, aber möglicherweise Kompromisse erfordert. In vielen Fällen kann Software nach dem Baukastenprinzip um Module für bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle erweitert werden. Kommerziell, Open-Source oder Freeware: ======================================= Anbieter kommerzieller Software/Gesamtsysteme: - haften für schwerwiegende Programmierfehler, - schnüren ihre Pakete in der Regel mit einem 24/7-Support, der nach einer festgelegten Dauer nach erstmaligem Lizenzerwerb in regelmäßigen Abständen verlängert werden kann, - lassen je nach Lizenzmodell Erweiterungen (Bediengeräte, Features, registrierte Benutzer, Tischpläne usw.) kostenpflichtig hinzubuchen - haben ihre Software oft so programmiert, dass Sie nur auf bestimmter bzw. Hardware des Anbieters läuft (z.B. Gastrofix: läuft nur auf iPads/iPhones) - Miete (OrderBird, GastroSprinter) reduziert das Risiko (initialen Investitionskosten), kann aber mit der Zeit teurer als Kaufprodukte werden - Kaufprodukte: initial teuer, aber Hard- und Software ist im besten Fall ideal aufeinander abgestimmt. Der Wiederverkaufswert lässt sich schwer abschätzen, denn er hängt maßgeblich von der Gesetzgebung ab (wahrscheinlich müssen ab 2020 alle Kassensysteme mit einer zertifizierten Sicherheitslösung zwecks Vermeidung von Umsatzdatenmanipulationen ausgestattet werden). - viele Anbieter haben langjährige Erfahrungen (Vectron hat z.B. 190.000 Installationen in mehr als 30 Ländern, die Systeme sollten also keine Kinderkrankheiten mehr aufweisen) Anbieter von Freeware: - Freeware ist oft nur "free" in der geringsten Ausbaustufe, d.h. elementare Features fehlen in der kostenlosen Variante (z.B. OrderBird "Free", erst ab "Pro" gibts das Rechnungsarchiv bereits geschlossener Schichten) - offizieller Anbieter-Support nicht vorhanden oder zubuchbar - Freeware selten als uneingeschränkte Vollversion und mit Kompatibilität zur GoBD ("finanzamtkonform"), aber es gibt sie tatsächlich: OrderSprinter Open-Source-Software: - Support in Foren oder kommerziell durch Anbieter oder Drittanbieter - besondere Vorsicht ist geboten, ob GoBD erfüllt wird (uniCenta POS, OpenBravo und Posper IMHO nur GoBD-konform durch Erweiterungen) - zukunftssicher: Gegen Bezahlung wird sich sicher immer jemand finden, der die Software bei Bedarf anpasst (Features, gesetzliche Änderungen), da der Quelltext offengelegt ist und Änderungen erlaubt sind. - wann fand das letzte Versionsupdate statt? Wird die Software aktuell gepflegt und weiterentwickelt? Speicherung: ============ Verbleiben die Umsatzdaten im Haus (Vectron?), nur in der Cloud (OrderBird) oder ist eine Mischform möglich (Gastrofix). Vorteile Cloud: - Zugriff auch aus der Ferne - technische Verantwortung für Datensicherung liegt beim Anbieter (rechtliche Verantwortung obliegt weiterhin beim Anwender!) Nachteile Cloud: - bei Problemen mit dem Internetzugriff oder bei den Servern des Anbieters ist das Kassensystem unbenutzbar (Beispiel OrderBird im Jahr 2016, als ein Serverausfall sämtliche Gastronomen betroffen hat) - Daten liegen beim Anbieter und können möglicherweise nicht komplett lokal gesichert/exportiert werden. Dadurch wird ein Anbieterwechsel erschwert. Situation bei Insolvenz des Anbieters unklar. - man muss dem Anbieter vertrauen, dass die Daten bei ihm gut geschützt sind Absprache mit dem Steuerberater: ================================ Steuerberater nutzen vielfach DATEV. Alle kommerzielle Anbieter statten ihre Systeme i.d.R. mit einer entsprechenden Datenaustauschschnittstelle aus. Da die DATEV eG die Dokumentation des Interfaces kommerziell vermarktet, wird eine rein kostenlose oder Open-Source-Software einen DATEV-Export kaum anbieten können. Bei OpenBravo soll es käuflich angebotene Zusatzmodule geben, die den DATEV-Export nachrüsten. Reine Freeware wie OrderSprinter erlauben den Export im csv- und Excel-Format. Akzeptiert der Steuerberater dieses Datenformat nicht, kommt entweder die Software oder das Steuerberatungsbüro nicht in Frage. Vor dem Kauf/Miete: =================== Kassensysteme sollten vorher getestet werden können, um z.B. folgende Punkte zu klären: Kommt man mit der Oberfläche und der Bedienung klar? Ist das System schnell genug? Kann man das System bei Bedarf später verbessern oder erweitern? Bei kommerziellen Anbietern wird man in der Regel später kostenpflichtig performantere Hardware, zusätzliche Bediengeräte oder auch größeren Speicher kaufen oder mieten können. Bei Open-Source-Software (z.B. OpenBravo/POSper) ist der Anwender für die richtige Hardware-Ausstattung verantwortlich, Austausch kostet nur den Warenwert. Bei Freeware ist die Lage sehr unübersichtlich. Das nichtkommerzielle OrderSprinter läuft z.B. serverseitig auf allen Windows- und Linux-Systemen, als Endgeräte kommen alle Geräte mit WLAN und einem Internetbrowser in Frage (PC, Smartphone, Tablet-PC). Allgemeine Fragen: ================== Ich möchte hier mal ein paar Punkte und Features (völlig unsortiert) auflisten, deren Priorität man für sich klären muss und ggfs. beim Anbieter erfragen sollte: - Anpassung der Benutzeroberfläche? Ansicht passend für die zu nutzenden Endgeräte? - Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem erforderlich? - Personalverwaltung notwendig? - Datenexport, Hardware-Ersatz, Support: Was passiert bei Insolvenz des Anbieters? - Benutzerdefinierte Vorlagen für Kassenbons, Arbeitsbons, Belege (Z-Berichte): konfigurierbar oder fix? Kann man bei Bedarf tagesaktuelle Ergänzungen für den Kassenbon vornehmen ("heute Sonderangebot..."). Eigene Logos? - lässt sich der Arbeitsablauf an die Prozesse im eigenen Betrieb anpassen? - Raumplan: flexibel anpassbar? Gibt es Limitierungen? - Speisekarte: mehrere Speisekarten? (normale Speisekarte, Wochenendkarte, Hochzeit, usw.) - GoBD: Ist die Software finanzamtkonform, und ist es zu erwarten, dass sie auch für die Zeit ab 2020 (Antimanipulationsgesetz) angepasst wird? - freie Preise? Discounts? Personalbutton? - Storno? (was lässt sich stornieren? PIN einstellbar? Limitierung auf Benutzergruppen?) - wie viele Bondrucker werden unterstützt? Können diese auf Küche, Innen- und Außenbereich verteilt werden? Mobile Gürteldrucker? - Separieren/Rechnungssplitting - Tischwechsel - Tische zusammenfassen? Unterschiedliche Gruppen an Tischen anlegen möglich? - Statistiken ausreichend? - Anbindung an EC-Kartenleser - Trainingsmodus: Bei kommerziellen Systemen ganz essentiell. Im Falle von Freeware oder Open-Source setzt man einfach ein weiteres System auf, welches nur zum Training benutzt wird. Es gibt sicherlich noch viele weitere Punkte, die ich hier vergessen habe. Und die aufgeführten Punkte und Produktbeispiele zeigen, womit ich mich befasst habe. Andere Foristen mögen diesen Katalog mit eigenen Erfahrungen und Meinungen bitte erweitern, oder auf Fehler in meinem Text hinweisen.